工作记录交给 AI 前，先在本地替换身份信息

任务速览：适合想用 AI 整理工作记录的初学者。先在本机删去无关字段、用固定代号替换身份信息，再发送经过检查的文字。产出一份替换稿和单独保管的对应表。

这里练习的是假名化处理，不能保证匿名。英国 ICO 的说明强调，代号与对应信息应分开保管；持有对应信息的人仍可能识别当事人。本文提供操作练习，不构成合规认证。

准备与费用：准备公司允许使用的本地纯文本编辑器，确认文件不在云同步目录，编辑器没有启用联网助手。替换过程无需付费 AI；后续可用当地可用、公司批准的文字 AI，额度与费用以账号为准。涉及禁止外传的资料，改名后也不要上传。

第一步：只保留任务必需的内容

先问自己：这次要整理什么？若只需要整理交接顺序，邮箱、电话、具体地址通常没有必要。只复制相关段落到本地副本，保留原文件。不要先把真实原文发给在线 AI，请它“帮忙脱敏”。

下面全是虚构练习信息，邮箱使用示例域名：

客户：澄星工作室
联系人：林禾；邮箱：lin.he@example.com
蓝杉项目：林禾请许宁交两版封面。
许宁提交后，由林禾确认。

第二步：在本地建立稳定代号

在另一个受控本地文件中记下：澄星工作室→[客户甲]，林禾→[人员甲]，许宁→[人员乙]，蓝杉项目→[项目甲]。邮箱整项删除，不必保留代号。对应表不随替换稿上传，也不要贴进同一段提示词。

用编辑器的“查找与替换”逐项处理，先查全称，再查简称、称呼与拼写变体。同一个人每次使用同一个代号，不同人不能共用。不要只替换姓氏，否则可能误改普通词。处理后的人工参考稿如下：

客户：[客户甲]
联系人：[人员甲]
[项目甲]：[人员甲]请[人员乙]交两版封面。
[人员乙]提交后，由[人员甲]确认。

第三步：检查隐藏在描述中的身份线索

在替换稿里重新搜索原名、公司名、邮箱和项目名，预期均无匹配。接着逐句检查：罕见职位、精确地点、时间与独特事件，组合起来也可能指向某个人。ICO 的再识别风险说明指出，删掉直接标识仍不足以保证匿名。

无关细节直接删；必须保留的细节若风险仍高，就停止外传，改用获批的内部流程。自动匹配只能辅助，不能把“搜索结果为零”当作安全证明。本练习只发送纯文本，别顺手附上原文件或含真实姓名的截图。

第四步：只发送替换稿并人工验收

确认有权发送后，把这段要求与替换稿一起交给 AI：

按先后顺序列出交接事项。
保留方括号代号，不猜真实身份，不补截止日期。
每项写“执行者｜动作”。只依据下方资料。
【在此粘贴经过本地检查的替换稿】

可核对的参考结果是：[人员乙]｜提交两版封面；[人员甲]｜收到后确认。若人物颠倒、两版变成一版或补出日期，退回修正。需要恢复姓名时，在本地按对应表处理；恢复后的结果仍按原资料的权限保管。

最后提醒：ChatGPT 数据控制可影响训练用途，但关闭训练不会删除聊天，也不能替代上传许可。此流程的主要成本是人工检查时间，适合短文本；大量记录应采用组织审核过的方案。

资料核查：2026年10月12日。示例与参考结果均为原创教学构造，未声称实测。